Fundamentenanalyse
Een uitgebreide analyse van jouw huidige werkwijze, workflows en gebruikte tools of programma’s.
Ik dompel me volledig onder in de werking van je bureau en breng de actiepunten op korte en lange termijn in kaart.
Wat is een fundamentenanalyse?
Wat het exact inhoudt? Dat zal voor elk (interieur)architectenbureau anders zijn. Want elk bureau is uniek en heeft z’n eigen aanpak: particuliere klanten, overheidsopdrachten, projectontwikkeling, high-end interieurs, verbouwingen, zelfbouwers, … Daar komt nog eens bij dat ook elk type project z’n eigen aanpak, verdienmodel, fases en doorlooptijd heeft.
Ik geloof dus niet in een one-size-fits-all oplossing, en kijk en denk graag met je mee.
Wat ik je kan vertellen, is dat elke fundamentenanalyse uit 3 stappen bestaat:
STAP 1: ALLES IN KAART BRENGEN
Een fundamentenanalyse begint met het in kaart brengen van je huidige werkwijze, workflows en tools/programma’s op vlak van projecten en administratie. Dat ik je daarin begeleid als buitenstaander, is een grote meerwaarde. Doordat ik er niet elke dag met m’n neus bovenop zit, leggen we sneller dingen bloot die eigenlijk niet logisch of efficiënt zijn.
STAP 2: ANALYSE
Ik maak aan analyse van alles wat we hebben besproken. Dat giet ik in een masterplan.
STAP 3: EN … ACTIE
We overlopen het masterplan samen in een online call. Daarna weet jij perfect welke acties prioriteit hebben op korte termijn en wat nog kan wachten tot later. Schakel je graag nog verder mijn hulp in bij de verdere uitvoering? Ook dat kunnen we zeker bespreken.
meer rust in je hoofd
meer tijd om te ontwerpen en aan je projecten te werken
meer focus (want: minder afleiding door saaie, administratieve taken)
een bureau dat rendabel is
in één oogopslag een overzicht van al je cijfers, planningen en openstaande to do’s.
Ik denk dat de architectenwereld nog steeds een wereld is van 'zoek het allemaal zelf maar lekker uit'.
We kunnen zoveel verder komen door elkaar wat meer te helpen en te ondersteunen zoals Ineke dat doet.
Enid - Laag op Laag architectenstudio 📷 Buro Bonito
Van alles alleen uitvissen…
Je weet ergens wel dat het niet efficiënt is om gegevens van de ene Excel naar de andere te copy/pasten. Maar een alternatief uitdokteren? Daar komt je nooit toe.
Hoeveel tijd je elke week kwijt bent aan telefoons, mails en WhatsApp berichtjes met je klanten? Dat durf je zelfs niet uit te rekenen…
Je (project)planning gaat niet verder dan enkele weken. Een overzicht op lange termijn? Heel eerlijk: dat is er gewoon niet.
Je werkt jezelf regelmatig in nesten door dingen te beloven aan klanten en aannemers die je niet kan waarmaken, omdat er onverwacht te veel dingen samenkomen. To do’s die je totaal niet had zien aankomen.
Je registreert je tijd wel, maar je doet daarna niets met al die waardevolle data.
Je voelt aan je theewater dat je bureau niet rendabel (genoeg) is. Er zijn te veel overheadkosten of non-billable uren in verhouding tot projecten.
Je hebt geen idee waar jouw team op dit moment mee bezig is. Je moet voortdurend vragen of ze al gedacht hebben aan X of aan Y.
… naar een supporter die met je meedenkt.
Iemand die oplossingen aanreikt om je non-billable uren (of overheadkosten) drastisch te verminderen.
Iemand die je inspireert en uitdaagt om efficiënter te werken.
Iemand die je helpt om tools of systemen op te zetten, zodat je de fase van experimenteren en prutsen kan skippen & meteen al tijd gaat winnen.
Iemand die weet wat de mogelijkheden (en beperkingen) van tools zijn.
Iemand die samen met jou een plan van aanpak uitwerkt: welk laaghangend fruit kan je nu al plukken? Wat is de eerste prioriteit om vast te pakken? En wat kan wachten tot later?
Iemand met meer dan 17 jaar ervaring aan je zijde, die helemaal snapt hoe (interieur)architecten werken.
Iemand die jouw team gestroomlijnder kan laten werken.
Hoe gaat alles concreet in zijn werk?
-
Via mijn online kalender kan je een datum vinden die jou het beste uitkomt.
Ik voorzie op maandagnamiddag tijd hiervoor. Reken op zo’n 3,5 uur. Medewerkers in dienst? Dan kan het zijn dat we 4 uur bezig zijn.
Hoewel ik grote fan ben van online vergaderen (dat komt ervan als je in een uithoek van het land woont ;) ), vind ik het een grote meerwaarde dat we elkaar fysiek ontmoeten voor de fundamentenanalyse. Maar ik laat de keuze aan jou. Op deze pagina van mijn online kalender kan je aangeven waar we afspreken. Voor verplaatsingen buiten Limburg reken ik verplaatsingskosten aan.
Nadat jij een datum gekozen hebt, word je doorverwezen naar de betaalpagina. Na betaling is jouw plekje gereserveerd.
-
Tijd om op onderzoek te gaan!
Ik heb 16 thema’s uitgewerkt, op vlak van projecten en administratie. Ik vind het interessant om te kijken welke tools/programma’s/documenten jij nu al gebruikt.
Tijdens de sessie informeer ik naar de werking van jouw bureau, welke workflows jij momenteel al gebruikt, hoe jouw team werkt, …
Daardoor sta je al bewust stil bij hoe je dingen aanpakt, en krijg je al een inspiratieboost.
-
Ik heb nu een goed zicht op jouw werking. Alle inzichten die ik heb opgedaan tijdens onze tijd samen, ga ik nu analyseren.
-
Ik maak graag de vergelijking met architectuur. Voor de ontwikkeling van een site maak je eerst een masterplan op om te weten welke richting je gaat uitgaan. Welke gebouwen ga je eerst bouwen of verbouwen?
Op dezelfde manier pakken we jouw administratie aan. Je weet nu de richting en je kan gericht beslissen wat je (eerst) gaat doen. Op die manier sluiten de acties die je vandaag neemt naadloos aan bij je latere beslissingen.
-
Klopt helemaal.
Daarom doe ik in het masterplan ook al een vrijblijvend voorstel voor een verdere samenwerking.
Zo weet je meteen welk stukje uit mijn aanbod het best aansluit bij jouw noden.
Na de fundamentenanalyse laat ik je dus nog niet meteen los. Ook met het opzetten van tools of systemen help ik je graag.
Een plan richting een herstructurering van ons kantoor op vlak van tijdsregistratie, facturatie, ... is in de maak!
Bas - ZOOM architecten
Wat kost een fundamentenanalyse?
Een gesprekspartner die met volle aandacht en met een open blik luistert naar jouw verhaal.
Een grondige analyse waarbij ik al mijn ervaring inzet om jouw bureau efficiënter te laten werken.
Een uitgewerkt masterplan met doelen op korte en lange termijn die passen binnen een groter kader.
Goed om te weten: ik zet mijn agenda 2 keer per jaar open. Er zijn in totaal 8 plaatsen beschikbaar per periode.
Jouw investering: 790€
(exclusief BTW en eventuele verplaatsingskosten)
Ik vond het een aangenaam en zeer concreet gesprek. Ik onthoud vooral dat er veel mogelijkheden zijn met tools en programma's. Ik heb iemand gevonden die ons daarin kan bijstaan zodat we niet alles zelf van nul moeten beginnen uitzoeken.
Ik heb nu een zicht op wat er op korte, middellange en lange termijn kan aangepast worden.
Reine - Dewil architecten 📷 Buro Bonito
Hoe het idee voor de fundamentenanalyse is ontstaan
“Ik zou graag mijn projecten in Notion beheren”
“Ik wil een planningstool voor mijn projecten.”
“Kan jij een tijdsregistratietool aanbevelen?”
“Help Ineke, ik ben het overzicht kwijt. Hoe krijg ik opnieuw grip op mijn to-do’s?”
De afgelopen tijd kwamen er heel wat (interieur)architecten bij mij aankloppen met soortgelijke vragen. Allemaal heel terechte problemen die om concrete oplossingen smeken.
Alleen kon ik vaak niet anders dan me dit afvragen:
“Zijn dit echt de acties die op dit moment het meeste (tijds)winst opleveren?”
Want misschien hebben die klanten nu wel nood aan een overzicht van hun projecten, maar morgen willen ze er graag een facturatie- en tijdsregistratietool bij. Kan dit dan nog? Misschien denken ze dat ze nu een facturatietool nodig hebben, maar ligt hun grootste probleem ergens anders. Hoe werken ze momenteel? Wat is hun toekomstvisie? Willen ze binnenkort met een team werken?
Heel veel vragen dus 😊.
Anderzijds merkte ik nog iets op: dat (interieur)architecten nood hebben aan een objectief klankbord. Iemand die ECHT met volle aandacht meekijkt- en denkt.
Want onder al die concrete vragen van hierboven schuilen vaak nog andere dingen die scheef zitten. Dingen die een buitenstaander sneller in vraag durft te stellen.
En zo werd de fundamentenanalyse geboren.
Want nee: als (interieur)architect hoef je niet alles alleen uit te zoeken. Wat als we onze krachten nu eens zouden bundelen?
Klinkt heerlijk.
Veelgestelde vragen over de fundamentenanalyse
-
Ben jij:
een solo-architect met een flinke portie goesting om te groeien?
een creatieve geest die op het werk zo veel mogelijk bezig wil zijn met ontwerpen en zo weinig mogelijk met administratie?
een vennoot/zaakvoerder van een bureau van (maximaal) 10 medewerkers die wil ontdekken hoe het efficiënter kan?
Dan ben ik ervan overtuigd dat we er samen iets moois van kunnen maken 🙂
-
Yes, zo veel te beter.
Tijdens de fundamentenanalyse licht ik ook graag de 'why' toe. Ik doe dat graag, maar eerlijk is eerlijk, dat is niet mijn corebusiness. Om te begrijpen waarom je best iets op een bepaalde manier aanpakt, is de theorie wel noodzakelijk.
Dus, heb jij al coaching gevolgd?
Super, dan kunnen we ineens tot in de diepte gaan, namelijk heel praktisch en concreet meekijken hoe jij zaken nu doet.
Heb je nog geen coaching gevolgd en ben je wel klaar om efficiënter te werken, dan ben je uiteraard meer dan welkom. De juiste mindset maakt het verschil.
-
Hoelang staat dat al op jouw to do lijstje? 🤭
Heb je er geen tijd voor?
Of je wil zo veel veranderen, dat je niet weet waar eerst te beginnen?
Met iemand aan jouw zijde gaat dat gemakkelijker. Je hoeft niet alles alleen te doen! Door optimalisaties stap voor stap aan te pakken creëer je tijd op lange termijn.
Zoals het kip of het ei verhaal, eerst de structuur helder krijgen of eerst tijd creëren om de structuur gaandeweg helder te krijgen?
De actiepunten die uit het actieplan komen, zijn sowieso actiepunten met zicht op de toekomst. Jouw bureau kan nog steeds mee groeien of lichtjes van koers wijzigen, zolang de fundamenten maar goed staan is alles mogelijk.
-
Je MOET niets, maar ik kan het je wel ten zeerste aanbevelen om te beginnen met de fundamentenanalyse.
Misschien denk je te weten wat jouw 'werkpunten' zijn en heb je het gevoel dat je geen fundamentenanalyse nodig hebt om jou dat te vertellen?
Je kan de fundamentenanalyse beschouwen als een masterplan voor jouw administratie. Zijn de werkpunten in jouw hoofd echt de acties die op dit moment het meeste (tijds)winst opleveren? En wat kan je uitstellen? Dat kom je te weten.
-
Jouw investering is 790€. Een standaardtool kost al snel tussen de 50 en 100 euro per maand. Een jaar lang lidgeld betalen voor een tool die je niet gebruikt omdat het toch niet 100% is wat je nodig hebt? Reken zelf maar uit hoeveel geld je weggooit…
Er van uitgaande dat jij 80 euro per uur verdient, dan zou jij 10 uur tijd moeten winnen om de investering eruit te halen. Alles zelf uitzoeken en testen kost jou een veelvoud van 2 halve dagen werk, dat weet ik zeker. En dan spreken we nog niet over de concrete uitwerking van de actiepunten…
Tenslotte nog dit: onderschat niet hoe motiverend het werkt om je werkpunten samen in kaart te brengen en aan te pakken. Iemand aan de zijlijn die je helpt, da’s toch veel leuker dan alles alleen moeten doen? 😉
-
Na bevestiging en betaling krijg je een mail met de thema’s die we gaan bespreken.
Je hoeft niets voor te bereiden. Wat wel handig kan zijn, is dat je alle documenten/tools/programma’s die relevant zijn klaarzet tijdens onze afspraak.
Zo kan je ze gemakkelijk raadplegen en tonen tijdens de analyse.
-
Hoewel ik grote fan ben van online vergaderen (dat komt ervan als je in een uithoek van het land woont 😉), vind ik het een grote meerwaarde dat we elkaar fysiek ontmoeten voor de fundamentenanalyse. Jij toont mij dingen, we gaan samen aan de slag, ... Ik zie jou graag in het 'echt', dat werkt net iets praktischer.
Maar ik laat de keuze aan jou. Op deze pagina van mijn online kalender kan je aangeven waar we afspreken. Voor verplaatsingen buiten Limburg reken ik verplaatsingskosten aan.
Je hebt 4 mogelijkheden:
1) Je bureau ligt in Limburg. Ik kom naar jou toe. De verplaatsing is inbegrepen in de prijs.
2) Je bureau ligt buiten Limburg. Ik kom naar jou en reken verplaatsingskosten aan, 0,5€/km. De eerste en laatste 50 km zijn voor mijn rekening. De verplaatsingskosten worden achteraf gefactureerd.
3) We verplaatsen ons allebei en spreken af in Leuven. De exacte locatie geef ik je later nog mee. In dat geval reken ik geen extra verplaatsingskosten aan.
4) We doen de fundamentenanalyse online.
-
Voel je vrij om in dat geval een verkennend kennismakingsgesprek in te plannen, zodat we kunnen kijken of het klikt én of de fundamentenanalyse echt is wat jij nu nodig hebt: