Hoe kan je je als architect voorbereiden op drukkere tijden?
Ja, ook bij mij, was er chaos in juni! 🫣. De welgekende bouwverlofdrukte…
opgeschoven deadlines komen samen.
ad hoc zaken die er tussen komen fietsen.
dingen beloven waarvan je op voorhand weet dat het moeilijk gaat worden.
Conclusie: 🤯🤯🤯
Toen ik eind juli terug begon met werken, stond de (architectuur)wereld nog op pauze.
HET ideale moment dus om orde op zaken te stellen en in stilte achter de schermen te werken.
Door nu in een rustige periode voorsprong te nemen, ga ik in drukkere periodes tijd kunnen winnen.
Wat heb ik gedaan?
🙏 Om te beginnen mijn planning voor het najaar opgemaakt.
Planningen zijn in een architectenbureau cruciaal, niet alleen een werfplanning maar ook een bureauplanning. Zonder een (lange termijn)planning heb je geen overzicht. Zo weet je wanneer je nieuwe projecten kan opstarten en creëer je rust en overzicht.
🔧 Daarna mijn Notion, de tool waar ik mijn projecten - taken - planning in organiseer, helemaal heringericht en gerestyled. Ik was een beetje jaloers op al die mooie dashboards die ik ondertussen voor andere architecten gemaakt had. 🙃
Welke tool of ander hulpmiddel je ook gebruikt, het is belangrijk om een projectmanagementsysteem te hebben. Het komt er op neer dat je een manier vindt waar je uw projecten en de daarbijbehorende taken bijhoudt. Dit om te vermijden dat je honderdduizend post-its aan je scherm hebt hangen, of to do’s die je elke week moet overschrijven naar een ander blad.
📄 Veel templates gemaakt, onder andere voor:
een klantenportaal: Als je met mij samenwerkt dan leg ik je stap voor stap uit wat we gaan doen zodat jij mee kan volgen wat ik allemaal doe.
Hoe zou het zijn als…
- je klanten helemaal mee waren met het bouwproces?
- Voorbereid zouden zijn op elke stap die komt, heel goed weten waar jij mee bezig bent, wat je niet doet, wat je van hen verwacht?
- Alle documenten van hun project gebundeld op één plaats?
- Wat als ze de contactgegevens van alle bouwpartners zouden kunnen terugvinden, zonder dat ze jou daarvoor moeten ‘lastig’ vallen?
- Alle vragen die je ondertussen al bent tegengekomen, opgenomen zijn in FAQ’s?
Een kleine sneak preview van mijn klantenpagina, om je te inspireren:
Dit is gemaakt in Notion.
Ik zet deel deze pagina met mijn klanten.
Ik bundel de documenten, notities (of verslagen).
Ook neem ik hier de offerte en facturatiemomenten in op. Zo hebben mijn klanten ten allen tijde een overzicht wat al betaald is en wat nog open staat.
Verder kan je op de kaartjes klikken en staat er per fase toegelicht wat we gaan doen.
Tenslotte deel ik een planning.
✔️ SOP (standard operating procedure) voor:
mijn taken die ik elke week doe voor mijn administratie, planning en social media. Door een automatisatie in mijn Notion, komen ze op vrijdag in mijn takenlijst te staan. Ik kan doorklikken op de taak en afvinken welke stapjes ik allemaal moet doen.
de verschillende fasen in een traject en de taken die daarbij horen: Ik heb dit in mijn Notion klaargezet door middel van een ‘button’: als er nu een nieuw project start, komen, met één druk op de knop, al mijn taken tevoorschijn.
Ik durf te wedden dat er ook bij jou taken zijn de elke week/maand terugkomen. Boekhouding is er sowieso eentje van 😉. Door de kleine (sub)taakjes te specifiëren ben je zeker dat je niets vergeet. Je kan er ook snelkoppelingen inzetten om programma’s of mapjes snel terug te vinden.
Een project verloopt in grote lijnen steeds op dezelfde manier. Door na te denken wat je per fase moet doen (of aan denken) en hier dan een automatisatie van te maken, ben je zeker dat je niets over het hoofd ziet.
Ik kon gerust nog enkele weken verder gaan met templates en SOP's maken, maar jammer genoeg betaal ik mezelf niet zo goed. 😊
Ik ben dus helemaal klaar om weer (interieur-)architecten verder te helpen. 🚀
Wist je dat ik mijn nieuwsbrieflezers vaak beloon met een extraatje? Bij deze nieuwsbrief zat er een filmpje van mijn klantenportaal met nog meer uitleg. Het loont dus de moeite om die nieuwsbrief te ontvangen en te lezen. Je kan je altijd vrijblijvend inschrijven om meer tips te ontvangen.
(Ik ga je niet spammen en uitschrijven kan altijd).
PS: vind je het idee van een klantenportaal heel interessant? Stuur gerust een mail (mail@iens.be) en dan bezorg ik je met plezier de link van het filmpje.