Projecttypes bepalen: saai of slim?

Waarom dit een unieke kans is om efficiënter te werken als architect.

PRAKTIJKVOORBEELD

01 Voorbereiding

Start met al je projecten op te lijsten en zo veel mogelijk relevante data toe te voegen. (zie tabel)

De criteria uit het artikel en het praktijkvoorbeeld kunnen je helpen.

Meestal kan je al snel verschillende ‘groepen’ maken.

Probeer in grote lijnen te denken. Er zijn altijd projecten die om één of andere reden een uitzondering vormen.

Het kan helpen als je dit met meerdere personen doet, of zelfs iemand extern. Iemand met een frisse blik kan helpen om de grote lijnen te zien en niet te snel vervallen in een ‘tunnelvisie’.

Wedstrijden is een apart projecttype. Bepaal zelf welke info voor jou cruciaal is. Als het een tweestapsprocedure is, kan het nuttig zijn om de kandidatuur- en offertefase gescheiden te houden, afhankelijk wat je meeneemt als het effectief een project wordt. De ene procedure is de andere niet.

Uitzonderingen zijn er altijd.

Het kan een goed idee zijn om één projecttype met alle uitzonderingen te bundelen.

02 Fasering

Zoek naar een overkoepelende fasering waarin al je projecttypes passen.

Hoe meer uniformiteit over de projecten heen, hoe minder uitzonderingen je per type dient te maken. Niet alle overkoepelende fases hoeven van toepassing te zijn op alle projecttypes.

In dit voorbeeld zijn er 4 overkoepelende fases, die per projecttype verder gespecificeerd worden in subfases.

Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat in het projecttype particuliere opdrachten de fase ‘definitief ontwerp’ niet gebruikt wordt en bij projecttype overheidsopdrachten dan weer wel. Doordat alle subfasen onder de overkoepelende fase ONTWERP vallen, ga je later deze types toch nog kunnen analyseren. Je maakt bij wijze van spreken de schaal groter.

Koppel je tijdsregistratie aan deze (nieuwe) fasering.

Zo kan je voor deze oefening en in de toekomst zeer gemakkelijk analyses maken.

03 Analyse

Je noteert per project hoe lang elke fase duurt (duurtijd) en hoeveel uren er gepresteerd zijn (werkbelasting).

Deze informatie haal je uit de tijdsregistratie. Heb je nog geen gegevens uit de tijdsregistratie, dan begin je met een inschatting en stuur je regelmatig bij. De werkbelasting kan je eventueel nog opsplitsen in het type profiel (junior - senior).

Vervolgens analyseer je een gemiddelde duurtijd en werkbelasting per (sub)projecttype.

Dit is misschien wel moeilijkste oefening. Bijt even door de zure appel en sla ze niet over, want ze is van belang voor het vervolg.

04 Aan de slag

Maak per projecttype een template.

Bepaal een vaste fasering, duurtijd en werkbelasting. Bij het opmaken van de bureau-, project-, financiële- en capaciteitsplanning gebruik je deze templates als basis. Door hier nu je ereloon aan te koppelen, kan je, bij het maken van analyses, zien hoe winstgevend elk projecttype is.

Opvolgen.

Niets is in steen gebeiteld. Het is van belang om op regelmatige basis jouw types te herevalueren en eventueel bij te sturen waar nodig.